Protección de datos del panel de facturas

Información para las personas que usan este panel (art. 13 del RGPD).

Quién trata los datos

Responsable: Warakkó Fruits (NIF B10722106), titular de las facturas y del panel.

Encargado del tratamiento: The Financial Lab (tflab.es), que instala y mantiene el sistema por cuenta del responsable, con contrato de encargo firmado.

Qué datos se tratan y para qué

• De las personas usuarias del panel: usuario, nombre, rol, dirección IP y fecha y hora de cada acceso (correcto o fallido) y de cada cambio que hacen. Finalidad: controlar el acceso, bloquear intentos de intrusión y poder saber quién registró, corrigió o descartó cada factura (trazabilidad). Base jurídica: interés legítimo del responsable en la seguridad de su información y obligación legal de conservar la contabilidad con garantías (art. 6.1.c y f RGPD).
• De clientes y proveedores: los datos que figuran en las facturas (nombre o razón social, NIF, dirección, importes). Finalidad: registro, archivo y control de cobros y pagos de la empresa. Base jurídica: obligación legal de facturar y conservar las facturas (Ley General Tributaria, Reglamento de facturación, Código de Comercio) y ejecución de la relación contractual.

Lectura automática de las facturas

Los documentos se leen con un sistema de inteligencia artificial que extrae los datos de la factura (número, fecha, importes, NIF). Ese sistema no toma decisiones: todo lo dudoso lo revisa una persona en la vista Revisión. El proveedor de IA actúa como subencargado del tratamiento (Mistral AI, Francia), con contrato de tratamiento de datos, y no usa los documentos para entrenar sus modelos.

Cuánto tiempo se conservan

• Facturas y sus datos: el plazo legal de conservación de la documentación contable y fiscal (al menos 4 años a efectos tributarios y 6 años según el Código de Comercio), y mientras existan responsabilidades derivadas.
• Registro de accesos al panel (usuario, IP, hora): 90 días; después se borra automáticamente.
• Cuentas de usuario: mientras la persona tenga acceso autorizado.

A quién se comunican

A la gestoría o asesoría de la empresa y a la Administración tributaria cuando lo exige la ley. A los proveedores tecnológicos que prestan el servicio (alojamiento del correo, proveedor de IA, copias de seguridad) solo como encargados o subencargados, con contrato. No se venden ni ceden a terceros con otros fines.

Derechos

Las personas pueden pedir al responsable acceso, rectificación, supresión, limitación u oposición al tratamiento de sus datos. Si no quedan conformes, pueden reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es). Los datos de las facturas no pueden borrarse mientras la ley obligue a conservarlos.

Seguridad

Acceso con usuario y contraseña cifrada, roles con permisos distintos, bloqueo tras intentos fallidos, comunicación cifrada (HTTPS) cuando el panel se usa fuera del propio servidor, registro de accesos y de cambios, copias de seguridad y conservación de los documentos originales sin alterar (huella SHA-256 de cada uno).